Сколько хранить бухгалтерские документы ООО
Грамотное ведение бухгалтерского и налогового учета является залогом успешной деятельности любой компании. Важнейшей составляющей этого процесса является хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности в течение установленных законодательством сроков.
Соблюдение правил хранения документов крайне важно по нескольким причинам
- Во-первых, это обеспечивает возможность проведения внутренних проверок и аудитов для подтверждения достоверности учета.
- Во-вторых, надлежащим образом оформленные и сохраненные документы служат защитой интересов организации при налоговых проверках и судебных разбирательствах.
- В-третьих, документальное подтверждение хозяйственных операций необходимо для восстановления учета в случае его утраты.
Сроки хранения бухгалтерской документации ООО регламентированы рядом нормативных актов на федеральном уровне.
Основным документом является Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, устанавливающий общие требования к хранению учетных документов в течение не менее 5 лет.
Конкретные сроки хранения отдельных видов документов определены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…». Также важно учитывать положения Налогового кодекса РФ в части сроков хранения документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы.
Дополнительные требования могут быть установлены отраслевыми регулирующими органами и локальными нормативными актами самой организации.
Общие правила хранения бухгалтерских документов ООО
Срок хранения учредительных документов. Учредительные документы ООО, такие как устав, учредительный договор, решения/протоколы собраний учредителей об учреждении общества и другие документы, лежащие в основе создания юридического лица, подлежат постоянному хранению. Эти документы должны храниться в офисе компании в специально отведенном месте в надлежащих условиях.
Срок хранения регистров бухгалтерского учета и отчетности. В соответствии с п. 1 ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете», регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерская (финансовая) отчетность должны храниться экономическим субъектом в течение не менее пяти лет после отчетного года. Это требование распространяется как на бумажные, так и на электронные версии регистров и отчетов.
Срок хранения первичных учетных документов. Акты, накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и т.д., согласно п. 33 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина РФ, должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они были составлены. Аналогичный срок установлен п.4 ст.17 НК РФ для документов, подтверждающих объекты налогообложения.
| Тип документа | Срок хранения | Нормативное требование |
| Бухгалтерские, налоговые и управленческие документы, которые упомянуты в Перечне типовых архивных документов | Согласно Перечню | Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Первичка, регистры и отчетность по бухучету, аудиторские заключения | По правилам архивного дела, но не менее 5 лет | П. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ |
| Учетная политика, стандарты и другие документы по ведению бухучета, в том числе средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности ЭЦП | Не менее 5 лет | П. 2 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ |
| Данные бухгалтерского и налогового учета, другие документы для исчисления и уплаты налогов: получение доходов, несение расходов и уплата налогов | 4 года | Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов | 6 лет | Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК |
| Документы для исчисления, удержания и перечисления налогов налоговыми агентами | 4 года | Подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
| Документы, которые могут понадобится для акционеров или расчетов с ними | Согласно порядку для АО | Постановление ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/п |
| Документы, которые могут понадобится учредителям ООО | Согласно уставу ООО | Ст. 50 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ |
| Копии использованных бланков строгой отчетности | Не менее 5 лет | П. 19 положения, утв. постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359 |
| Бухгалтерские, налоговые и управленческие документы, которые упомянуты в Перечне типовых архивных документов | Согласно Перечню | Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Первичка, регистры и отчетность по бухучету, аудиторские заключения | По правилам архивного дела, но не менее 5 лет | П. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ |
| Учетная политика, стандарты и другие документы по ведению бухучета, в том числе средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности ЭЦП | Не менее 5 лет | П. 2 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ |
| Данные бухгалтерского и налогового учета, другие документы для исчисления и уплаты налогов: получение доходов, несение расходов и уплата налогов | 4 года | Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов | 6 лет | Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК |
| Документы для исчисления, удержания и перечисления налогов налоговыми агентами | 4 года | Подп. 5 п. 3 ст. 24 НК |
| Документы, которые могут понадобится для акционеров или расчетов с ними | Согласно порядку для АО | Постановление ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/п |
| Документы, которые могут понадобится учредителям ООО | Согласно уставу ООО | Ст. 50 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ |
| Копии использованных бланков строгой отчетности | Не менее 5 лет | П. 19 положения, утв. постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359 |
| Бухгалтерские, налоговые и управленческие документы, которые упомянуты в Перечне типовых архивных документов | Согласно Перечню | Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Первичка, регистры и отчетность по бухучету, аудиторские заключения | По правилам архивного дела, но не менее 5 лет | П. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ |
Для отдельных видов документов могут устанавливаться более длительные сроки хранения. Например, документы по операциям с недвижимостью и земельными участками должны храниться постоянно.
Сроки хранения документов ООО по видам налогов
Документы по НДС. Организации, являющиеся плательщиками НДС, обязаны хранить документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременную уплату налога, в течение не менее 4 лет после окончания налогового периода, в котором они были составлены (п. 5 ст. 169 НК РФ). К таким документам относятся счета-фактуры, книги покупок и продаж, журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур и другие регистры по НДС.
Документы по налогу на прибыль. В соответствии с п. 1 ст. 283 НК РФ, налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объекты налогообложения по налогу на прибыль, не менее 4 лет после окончания налогового периода, в котором они были составлены. Это касается документов по учету доходов и расходов, регистров налогового учета, деклараций и расчетов по налогу на прибыль.
Документы по НДФЛ. Налоговые агенты, к которым относятся все организации, выплачивающие доходы физическим лицам, должны хранить документы, подтверждающие исчисление, удержание и перечисление НДФЛ, в течение 4 лет (п.8 ст.88 НК РФ). В частности, это касается налоговых регистров по НДФЛ, справок 2-НДФЛ, платежных документов.
Документы по страховым взносам. Согласно п. 3 ст. 24 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, плательщики обязаны в течение 6 лет обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату страховых взносов, в частности, расчетов по взносам и документов о суммах выплат в пользу физических лиц.
| Тип документа | Срок хранения | Нормативное требование |
| Счета-фактуры | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Книги покупок | 4 года | Постановление правительства № 1137 |
| Книги продаж | 4 года | Постановление правительства № 1137 |
| Журнал учета счетов-фактур | 4 года | Постановление правительства № 1137 |
| Заверенные копии счетов-фактур для комитентов, принципалов, инвесторов | 4 года | Постановление правительства № 1137 |
| Таможенные декларации | 4 года | Постановление правительства № 1137 |
| Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов | 4 года | Постановление правительства № 1137 |
| Заполненные бланки строгой отчетности (их копии) | 4 года | Постановление правительства № 1137 |
| Бумаги на передачу имущества, НМА | 4 года | Постановление правительства № 1137 |
| Сводные документы по операциям за календарный месяц (квартал) | 4 года | Постановление правительства № 1137 |
| Налоговые регистры | 5 лет после снятия задолженности | Приказ Росархива № 236 |
| Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Декларации (расчеты) организаций по всем видам налогов | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Данные о доходах физических лиц | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Книги учета доходов и расходов по УСН | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
Необходимо учесть, что указанные сроки отсчитываются с момента окончания соответствующего налогового периода, а не календарного года. Кроме того, существуют особые правила для период, когда велась камеральная или выездная налоговая проверка.
Сроки хранения кадровых документов
Трудовые договоры. Трудовые договоры с работниками, а также дополнительные соглашения к ним относятся к документам постоянного хранения. Это означает, что они должны храниться в организации в течение всего периода деятельности (п. 853 Перечня документов Минкультуры РФ). После прекращения деятельности ООО трудовые договора передаются на государственное архивное хранение.
Приказы по личному составу. Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях и другие кадровые приказы по личному составу также подлежат постоянному хранению в организации (п. 657б Перечня). Они должны содержаться в отдельных годовых делах в надлежащих условиях.
Личные карточки работников. Личные карточки формы Т-2, содержащие основные сведения о каждом сотруднике, сроки хранения составляют 75 лет (п. 658 Перечня). После истечения указанного срока невостребованные личные карточки подлежат уничтожению в установленном порядке.
Табели учета рабочего времени. Табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы должны храниться организацией в течение 5 лет (п. 736 Перечня). Однако стоит учитывать особенности табелей при расчете пособий, декретных и отпускных, которые нужно хранить соответствующее количество лет.
| Тип документа | Срок хранения | Нормативное требование |
| Договоры с сотрудниками, контракты | 50 -75 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Личные дела работников и руководящего состава | 50 -75 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Лицевые счета сотрудников | 50 -75 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Приказы, распоряжения по личному составу ( прием и увольнение, об отпусках, о присвоении должностей и тд) | 50 -75 лет | Приказ Росархива № 236 |
| – о дисциплинарных взысканиях | 3 года | Приказ Росархива № 236 |
| Табели, графики, журналы учета рабочего времени | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Правила трудового распорядка | 1 год | Приказ Росархива № 236 |
| Графики отпусков | 3 года | Приказ Росархива № 236 |
| Личные документы сотрудников: дипломы, трудовые и тд | До востребования | Приказ Росархива № 236 |
| Отчеты о командировках | 5 лет | Приказ Росархива № 236 |
| Документы о несчастных случаях на производстве | 45 лет | Приказ Росархива № 236 |
Некоторые виды кадровых документов должны храниться дольше указанных сроков в случае судебных разбирательств, налоговых проверок или специфики деятельности организации.
Особенности хранения электронных документов
С развитием информационных технологий все больше компаний переходят на электронный документооборот. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» допускает ведение учета в электронном виде при условии обеспечения достоверности и защиты информации.
Для надлежащего хранения электронных документов ООО должно выполнять ряд требований:
- Использовать программные средства, сертифицированные ФСБ России для обработки конфиденциальной информации.
- Применять средства электронной подписи для защиты документов от подделки или искажения.
- Создать систему резервного копирования электронных данных на внешние носители.
- Обеспечить физическую защиту серверов и систем хранения от доступа неуполномоченных лиц.
- Разработать локальные нормативные акты, регламентирующие правила обращения с электронными документами.
Сроки хранения электронных документов ООО Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи», первичные учетные документы, бухгалтерская отчетность и регистры в электронном виде должны храниться в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
То есть электронные версии регистров и отчетности необходимо хранить не менее 5 лет, первичные документы — не менее 4-5 лет в зависимости от вида налога, документы по кадрам — в соответствии с установленными сроками.
При этом важно обеспечить не только сохранность электронных документов, но и возможность их прочтения на протяжении всего периода хранения за счет миграции на новые форматы данных.
Ответственность за нарушение сроков хранения документов
Административная ответственность. За нарушение правил хранения документов бухгалтерского учета и отчетности организация может быть привлечена к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ. Данная статья предусматривает наложение штрафа:
- на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 рублей;
- на юридических лиц — от 50 000 до 300 000 рублей.
Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета, а также невозможность их восстановления.
Налоговые санкции. Нарушение сроков хранения документов, подтверждающих объекты налогообложения и налоговую базу, влечет риск доначисления налогов и наложения штрафных санкций со стороны налоговых органов.
В соответствии со ст. 120 НК РФ, если опоздание с представлением истребованных документов превысит 10 дней, на организацию может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Более серьезные санкции предусмотрены за грубое нарушение правил учета доходов и расходов, повлекшее неуплату или неполную уплату налогов. В этом случае согласно ст. 120 НК РФ на организацию налагается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
При повторном нарушении в течение года размер штрафа увеличивается до 40 000 рублей. Кроме того, возможно привлечение к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ.
Рекомендации по организации хранения документов
Для эффективного управления бухгалтерскими и кадровыми документами и соблюдения требований законодательства в части их хранения, ООО следует предпринять ряд мер:
- Разработать локальный нормативный акт — положение о порядке хранения документов. В нем необходимо регламентировать процессы формирования дел, порядок их учета, требования к помещениям архива, правила выдачи документов и сроки их хранения.
- Выделить специальное помещение или шкафы для архивного хранения документов в офисе компании. Требования к архивохранилищам: отсутствие сырости, защита от огня, солнечных лучей и насекомых.
- Назначить ответственное лицо из числа сотрудников, в обязанности которого будет входить упорядочение документов, формирование и оформление дел, обеспечение их сохранности и соблюдения сроков хранения.
- Организовать раздельное хранение документов с разными сроками хранения. Документы постоянного и долговременного хранения следует содержать отдельно от временных.
- Для электронных документов обеспечить резервное копирование данных, применение электронной подписи, использование сертифицированных средств защиты информации, а также проводить регулярную миграцию на новые форматы для предотвращения утраты доступа.
- Наладить систему учета движения документов с использованием описей, регистрационных карточек и иных форм регистрации при выдаче/возврате документов из архива.
- Проводить плановую экспертизу ценности документов с целью отбора дел для дальнейшего постоянного хранения и уничтожения материалов с истекшими сроками в установленном порядке.
Следование данным рекомендациям позволит ООО обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков хранения, своевременное формирование комплектов документов для сдачи в государственный архив, а также оперативный доступ к необходимой информации.
Бухгалтерская компания «Вега» оказывает услуги по составлению и своевременной сдаче бухгалтерской отчетности ООО, обеспечивая соблюдение законодательства, проблем с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами. Грамотная подготовка и своевременная сдача отчетности говорит о профессионализме сотрудников компании и является обязанностью для каждого предприятия.